Assistant(e) administratif(tive) de projet

Au sein du Service Planning & Évènementiel (SPE) de la Direction des bâtiments et de la logistique (DBL) de la Faculté des Lettres de Sorbonne Université:

Localisation principale du poste : Sorbonne - 1, Rue Victor Cousin, 75005 PARIS - Escalier G niveau K et les autres sites de la FL en déplacement


Fonctions : Adjoint(e) Chef(fe) de Service Planning & Évènementiel
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J
Emploi-type : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 1 an, renouvelable).


Mission principale du poste :
Sous l'autorité hiérarchique du(de la) chef(fe) de service, l'adjoint(e) a la responsabilité du bon fonctionnement du service planning & évènementiel, de l'encadrement des agents qui le compose et de porter les projets en lien avec son évolution.
Il/Elle assure l'intérim en cas d'absence du(de la) chef(ffe) de service et peut se substituer à lui/elle sur les réunions diverses avec les partenaires internes/externes.

Activités principales (en lien avec le(la) chef de service et sous son autorité directe) :
- En relais et en substitution en cas d'absence du(de la) chef(fe) de service, l'encadrement des équipes de gestionnaire planning et de référents Évènementiel.
- Création d'un cahier de procédures : Garantir la bonne mise en œuvre et gestion des salles et espaces de la Faculté des Lettres (FL) et l'organisation administratives des évènements en lien avec les utilisations et valorisation des espaces FL.
- Développement de la dimension Valorisation des Espaces / Évènementiel pour les espaces de la FL

Il/Elle devra notamment :

- Pilotage du service - sous l'autorité du(de la) chef(fe) de service :
- Concevoir et mettre en œuvre le projet de service, en concertation avec le/la chef(ffe) de service, avec l'équipe et la direction, en tenant compte du projet de la structure et de l'évaluation des besoins des personnes accueillies.
- Évaluation des actions menées par le service.
- Pilotage et Mise en en œuvre des procédures de gestion du planning en lien avec les équipes et les composantes concernées par la gestion du planning.
- Animation du collectif « gestionnaire planning » composé de l'équipe en hiérarchie et des collègues des autres sites FL, en lien avec le(la) chef(fe) de service
- Administrateur de l'application ADE en complément du chef de service

- Appui en Gestion du planning - en relais des équipes en cas de besoin et/ou de charge de travail ponctuelle trop élevée :
- Gérer le planning des amphithéâtres et salles de cours sur les sites FL
- Réserver les salles selon les projets d'emplois du temps adressés par les UFR pour les cours et les examens
- Traiter les demandes ponctuelles internes et externes de demandes d'espace

- Location des espaces - Initiation de la dimension Évènementiel & valorisation des espaces :
- Contrôler l'opportunité des demandes
- Organiser la visite des locaux
- Élaborer et suivre les conventions de location

Encadrement : OUI
Nb agents encadrés par catégorie : 1 B - 4 C

Conditions particulières d'exercice:
- Horaires de travail : 8H30 12h00 / 13h30-17h30 du Lundi au vendredi / Horaires pouvant varier en fonction des nécessités de service dans la limite hebdomadaire de 37,04 heures
- Astreintes en cas de nécessité de service
- Activité à rythme variable dans les contextes évènementiels & examens

Formations obligatoires :
- Oui : Maitrise « expert » ADE Soft - Logiciel planning de la FL